10 formas de organizar la recogida de llaves de apartamentos vacacionales

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¿Qué forma de entrega de llaves existe? ¿Cuál es el camino más seguro, más barato y más cómodo para los viajeros y también para ti como propietario?

De hecho, hay muchas maneras en que tus huéspedes pueden obtener la llave de la casa de vacaciones. Todo es imaginable, desde tecnologías inteligentes y cajas fuertes de llaves hasta la entrega personal a la llegada de los huéspedes. ¿Pero qué funciona mejor en tu caso?

Nos gustaría facilitarte esta importante decisión con las indicaciones obtenidas de los asesores Arquinvest. Por eso, en este artículo te presentaremos 10 opciones para la entrega de llaves de apartamentos vacacionales y te explicaremos las ventajas y desventajas de cada una.

Entrega las llaves tú mismo

La variante más obvia es que tú mismo entregues las llaves a tus huéspedes. Esto es especialmente bueno si vives cerca de tu alojamiento de vacaciones y eres flexible en términos de tiempo. Muchos de los propietarios valoran mucho el contacto personal con sus huéspedes y por eso no quieren perderse la bienvenida. Si tú mismo entregas las llaves, podrás sentar las bases para convertir a los huéspedes en clientes habituales y aclarar las dudas iniciales. Después de todo, tú eres quien mejor conoce tu alojamiento de vacaciones.

  • Ventaja: tienes el 100% de control sobre la bienvenida y puedes diseñar todo como mejor te parezca.
  • Desventaja: La entrega de llaves requiere mucho esfuerzo. Tienes que estar presente en cada llegada y salida y ser flexible en caso de retrasos, etc. de tus huéspedes.

Entrega de llaves por vecinos y amigos en el lugar

En realidad, tú personalmente eres responsable de la entrega de llaves, pero, por supuesto, no siempre puedes estar allí durante todo el año cuando llegan huéspedes. En este caso, amigos, vecinos, conocidos en los que confías y a los que puedes pedirles un pequeño favor de vez en cuando son una excelente opción.

Lo más importante para que el proceso sea fluido es que el turista y tu representante hayan intercambiado tus datos de contacto. Definitivamente deberías encargarte de esto. Si se retrasa un tren, se cancela un avión o se retrasa la llegada por otros motivos, tus huéspedes deberían poder transmitir esta información a tu representante, para que nadie se pare delante de tu apartamento de vacaciones durante la noche, con niebla o en plena noche.

También te recomendamos que familiarice al menos brevemente a tu representante con la propiedad de vacaciones, en caso de que surja alguna pregunta sobre WiFi, piscina o calefacción.

  • Ventaja: al dejar que un conocido, amigo o vecino le entregue las llaves, tus huéspedes asociarán inmediatamente tus vacaciones con una cara amable. También ahorrarás costes con esta forma de entrega de llaves.
  • Desventaja: los vecinos tampoco siempre tienen tiempo. Por lo tanto, la entrega de llaves debe acordarse con mucha antelación. Si estás representado por terceros con demasiada frecuencia, tendrás que hacer frente a un trabajo adicional considerable debido a llamadas telefónicas adicionales, correos electrónicos, etc. Especialmente las reservas y llegadas a corto plazo podrían hacer que esta solución para la entrega de llaves de apartamentos de vacaciones sea un desafío.

Recogida de llaves a través de agencias, empresas de conserjería y servicios de alquiler

A la hora de entregar las llaves, los anfitriones también prefieren confiar en servicios de alquiler especializados, agencias y empresas de conserjería. Estos tienen la ventaja de que la empresa contratada muchas veces ofrece otros servicios además de la entrega de llaves . Estos servicios podrían ser, por ejemplo:

  • Organización del mantenimiento del jardín.
  • Controles de seguridad.
  • Coordinación de servicios de limpieza y lavandería.

Estas empresas de servicios también se encargan de todo el proceso de facturación por ti. Recibirán a tus huéspedes en tu nombre a su llegada y les darán una breve introducción a la casa o apartamento de vacaciones. Si confías en el servicio de la empresa de servicios, tú, como propietario, te sentirás completamente aliviado y sabrás que tus huéspedes estarán bien atendidos.

  • Ventaja: no tendrás que preocuparte por la entrega de llaves. La agencia se encarga de esto íntegramente con los huéspedes.
  • Desventaja: un servicio de este tipo implica costes regulares. Además: es posible que no conozcas a todos los empleados de la agencia o empresa de servicios. Entonces deberás confiar en que la persona asignada a tu casa de vacaciones te representará en tu nombre.

Entrega de llaves por parte del gerente, limpiador o conserje

¿No quiere seguir preguntando a amigos o conocidos y estás demasiado involucrado para entregar las llaves a los huéspedes? ¿Pero no quieres contratar un costoso servicio de alquiler que incluya la organización de la entrega de llaves? Un conserje, tu limpiador o un administrador in situ podrían ser la solución ideal como punto medio. La persona designada es tu representante personal y permanente en el sitio, conoce bien la casa y tus alrededores y le entregará las llaves al momento del check-in y el check-out en tu nombre.

La persona también debería poder responder preguntas básicas sobre la casa y tus alrededores en el idioma del turista y/o en inglés.

  • Ventaja: tú y tus huéspedes dispondrán de una persona de contacto fiable in situ. El coste de este servicio puede ser menor que el de una agencia de alquiler más grande.
  • Desventaja: Deberías aclarar con tu responsable o conserje qué solución hay para entregar las llaves del apartamento de vacaciones en caso de que él tampoco pueda asistir.

Recogida de llaves en comercios, bares y cafeterías locales

Todavía relativamente nueva y especialmente popular en las grandes ciudades: la recogida de llaves en tiendas, restaurantes o cafeterías cercanas al alojamiento de vacaciones. Esta tendencia proviene de Estados Unidos y Canadá. Aquí también encuentra cada vez más cosas parecidas. De hecho, ya hay proveedores especializados en este tipo de entrega de llaves, que funciona de forma muy similar a las estaciones de paquetería.

El principio es sencillo y práctico: estos proveedores cooperan con gasolineras, restaurantes o cafeterías con horarios de apertura amplios. Aceptan la llave y la guardan para los próximos huéspedes. Si un huésped de vacaciones viene a visitarte, podrá recoger la llave utilizando un código enviado con antelación. Un servicio de este tipo sólo cuesta unos pocos euros por llave al mes y funciona bien debido al amplio horario de apertura de las ubicaciones seleccionadas.

  • Ventaja: este servicio puede resultar más económico que la entrega de llaves in situ por parte de un administrador de la propiedad u otros proveedores de servicios, como agencias de alquiler.
  • Desventaja: este servicio profesionalizado está disponible principalmente en las grandes ciudades donde se esperan turistas durante todo el año. Es menos común en el campo. El esfuerzo de los proveedores probablemente aquí no valga la pena.

Caja fuerte para llaves para exterior o interior

Las cajas fuertes para llaves o cajas para llaves están ahora muy extendidas. Se trata simplemente de una caja pequeña y robusta que se fija, por ejemplo, a la pared de la casa de vacaciones.

Tus huéspedes pueden abrir estas pequeñas cajas fuertes introduciendo una combinación de números que les hayas enviado por escrito con antelación.

Muchos modelos seguros te ofrecen la opción de generar el código de forma remota. Incluso puedes planificar diferentes períodos de validez para los códigos. De esta manera se asegura que los huéspedes de vacaciones, pero también el personal de limpieza o el conserje, tengan cada uno su propio código. Todo el mundo sólo podrá acceder al apartamento vacacional durante el periodo x definido por ti. Y nadie mas.

  • Ventaja: Sea cual sea la hora de llegada de tus huéspedes, la entrada está garantizada. Para estar seguro de que tus huéspedes podrán acceder al apartamento de vacaciones, lo mejor es confirmar la recepción del código.
  • Desventaja: como cualquier otra caja fuerte, una caja fuerte con llaves se puede abrir con un poco de esfuerzo. ¡Al elegir un modelo, asegúrate de prestar atención a la calidad y las reseñas de compradores anteriores! Para minimizar el riesgo de que alguien asalte la caja fuerte de las llaves, te recomendamos que coloques la caja de forma que no sea visible para nadie. Sin embargo, no debería estar demasiado escondido; al fin y al cabo, tus huéspedes no quieren tener que buscarla eternamente después de un largo viaje.

Cerradura electrónica

Las cerraduras electrónicas son otra forma de evitar la entrega de llaves en persona y de simplificar y automatizar la entrada al apartamento vacacional. En este caso, la clave real se omite por completo. Una combinación de números ocupa su lugar. Con esta variante también tienes la opción de reasignar el código a cada huésped.

Además de ser cómodas de usar, las cerraduras electrónicas ofrecen la ventaja de que nunca más se puede perder una llave o llevada accidentalmente a casa. Esto significa: No más costosos servicios de cerrajería ni cambios de cerraduras por pérdida de la llave en la playa o en una excursión a la montaña.

Si tus huéspedes olvidan la combinación de números, todo lo que deben hacer es llamarte a ti o a tu representante/gerente. El huésped recibe el código directamente y vuelve a tener acceso a su alojamiento de vacaciones.

Estas cerraduras electrónicas para apartamentos vacacionales suelen ser un poco más caras que una caja de llaves como la descrita anteriormente. Sin embargo, esta deficiencia se compensa con el hecho de que no hay costes por cambiar las cerraduras ni por cambiar las llaves.

  • Ventaja: las cerraduras electrónicas reducen el estrés y los costes gracias a la coordinación del personal para la entrega de llaves y, posiblemente, el cambio de la cerradura en caso de pérdida de la llave. Los huéspedes pueden entrar y salir del apartamento de vacaciones en cualquier momento, independientemente del horario de salida y salida. Cada huésped recibe su código de acceso individual. Esto significa que puedes controlar exactamente quién puede entrar en el apartamento de vacaciones y cuándo.
  • Desventaja: puedes gastar fácilmente varios cientos de euros en una buena cerradura electrónica. Si la cerradura la instala un profesional, se aplicarán costes adicionales.

Cerradura inteligente digital

¿Te gustaría a ti y a tus huéspedes que la entrega de llaves fuera aún más inteligente y automatizada que las cajas fuertes y las cerraduras electrónicas? Entonces las llamadas cerraduras inteligentes pueden ser la opción adecuada para ti. El Smart Lock, la cerradura de puerta inteligente, es todavía relativamente nuevo en el mercado, pero se corre la voz rápidamente.

Por supuesto, el funcionamiento exacto de las cerraduras inteligentes de diferentes fabricantes puede variar entre sí. Pero en resumen, estas cerraduras de puertas funcionan así:

Las cerraduras inteligentes requieren una conexión Wi-Fi o Bluetooth a un teléfono inteligente para poder abrirse. Como propietario, puedes enviar a tus huéspedes de vacaciones una llave virtual, por ejemplo, por correo electrónico o WhatsApp. Verificados y autorizados por este código/llave, los huéspedes pueden abrir y cerrar las puertas con su teléfono inteligente, exactamente en el período para el cual tú has determinado la validez del código. Luego, la cerradura reconoce una señal enviada por el teléfono inteligente verificado a través de WiFi o Bluetooth y reacciona. Las cerraduras inteligentes, por lo general, se pueden colocar en la puerta de entrada sin mucho esfuerzo.

  • Ventaja: con las cerraduras inteligentes puedes gestionar exactamente quién viene a tu propiedad y/o a tu casa de vacaciones y a qué hora. Además: no es necesario ningún contacto personal en el sitio.
  • Desventaja: cada cerradura inteligente sólo funciona en un lugar. Por tanto, si además de la puerta de entrada están aseguradas la puerta del jardín y el garaje, necesitarás varias cerraduras inteligentes. Esto significa que los costos pueden aumentar rápidamente.

Entrega de llaves por correo

¿Enviar la llave al huésped por correo antes de su llegada? Sí, esta también es una manera de entregar la llave a tus huéspedes antes de tus vacaciones, sin contacto personal. Si tú y el huésped vivís en el mismo país y hay suficiente tiempo entre la reserva y la llegada para una entrega puntual, la entrega de llaves por correo puede ser una alternativa más económica.

Sin embargo, si no es el caso, quizás no deberías someterte a este estrés ni a ti ni a tus huéspedes: muchas veces las cartas llegan con mucho retraso, o incluso se pierden. Para estar seguro, enviar una carta certificada cada vez aumenta rápidamente los costes y supone más esfuerzo para ti.

Sin embargo, si decides enviar las llaves por correo, incluye en el sobre un saludo personal y unas palabras amables para ponerle de humor para tus vacaciones. Tus huéspedes quedarán encantados.

  • Ventaja: si puedes confiar en el servicio postal, esta es una opción más económica para entregar las llaves del apartamento de vacaciones sin contacto personal.
  • Desventaja: pueden surgir costes elevados si se pierde la llave en el camino. Incluso si un huésped quiere llegar con poca antelación, el envío exprés puede hacerlo un poco más caro. Recuerda también que debes poder confiar en que tus huéspedes te devolverán la llave (en el momento oportuno).

El escondite de las llaves

El clásico escondite para llaves sigue siendo muy popular, especialmente en las zonas rurales.

Pero ya sea debajo del felpudo o de la maceta, te recomendamos que pienses detenidamente si esta opción rudimentaria también garantiza la seguridad. Porque los viejos escondites son demasiado conocidos, incluso en el hueco de la ventana junto a la entrada o encima de la puerta del cobertizo.

Algunos proveedores se especializan en piedras falsas, estatuas o incluso termómetros en los que se pueden esconder las llaves. Pero hay que comprobar atentamente si son impermeables, resistentes a las tormentas y, sobre todo, fáciles de encontrar. Porque imagina a tus huéspedes llegando bajo aguanieve o un calor sofocante. ¡Y ahora tendrán que remover 20 piedras y vasijas para encontrar la llave del apartamento de vacaciones! Probablemente esa no sería la forma en que les gustaría comenzar tus vacaciones.

Ventaja: una vez que hayas encontrado un escondite bueno y seguro, te ahorrarás todos los costes de tecnología y/o personal y todos los esfuerzos al entregar las llaves en persona.

Desventaja: el escondite de las llaves es bastante inseguro frente a posibles ladrones. Por lo tanto, debes pensar detenidamente si quieres correr este riesgo. También debes poder confiar en que los turistas dejen la llave en el lugar correcto cuando se vayan.

Elige una forma de entrega de llaves para los huéspedes que desees

Por último, nos gustaría darte este consejo para tu decisión: elige la opción que se adapte a la ubicación del apartamento vacacional, a tu disponibilidad personal, a tu presupuesto y, sobre todo, a tus huéspedes. La forma de entrega de llaves que elijas también debe ser práctica y razonable para los turistas.

Para la mayoría de los viajeros, tus vacaciones parecen comenzar en el momento en que se paran frente al apartamento de vacaciones y quieren entrar. Con una entrega de llaves bien organizada, asegúrate de que este momento transcurra sin problemas y no se convierta en un factor de estrés.

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